Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der PassXS-Plattform (Website, Betreiber-Backend, Gastbereich und Apps) ist:

APOLLOBASE GmbH
[TODO: Straße und Hausnummer der APOLLOBASE GmbH — von Bu zu ergänzen]
[TODO: Postleitzahl — von Bu zu ergänzen] Stuttgart, Deutschland
Vertreten durch: Burkhard Wagner
E-Mail: bu@apollobase.com

Weitere Angaben zum Anbieter finden Sie im Impressum. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die genannte E-Mail-Adresse.

2. Welche Daten wir verarbeiten und wofür

2.1 Besuch der Website

Beim Aufruf unserer Seiten verarbeitet der Hosting-Dienst technisch notwendige Daten: IP-Adresse, aufgerufene Seite, Zeitpunkt, Browser und Betriebssystem. Diese Daten dienen der Auslieferung der Seite, der Sicherheit und der Fehlersuche. Eine Reichweitenmessung oder Werbe-Nachverfolgung findet nicht statt.

2.2 Gäste (Reservierungen, Tickets, Anmeldung)

• Handynummer für die Anmeldung per SMS-Code und für Buchungs-SMS; der Code wird nur als Prüfwert gespeichert und gilt wenige Minuten.
• Name und E-Mail-Adresse für Reservierungs- und Ticketbestätigungen.
• Buchungsdaten: Venue, Datum, Personenzahl, Tisch oder Ticketkategorie, Betrag, Zahlungsstatus; bei Tickets ein Zugangscode (QR), der an der Tür geprüft wird.
• Zahlungsdaten verarbeitet unser Zahlungsdienstleister Stripe; vollständige Kartendaten erreichen uns nicht.

2.3 Betriebe und ihre Teams (Betreiber-Backend)

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash), Rolle im Betrieb, Anmeldezeitpunkte.
• Einladungen: E-Mail-Adresse der eingeladenen Person und ein einmaliger Zugangslink, der sieben Tage gilt.
• Betriebsdaten: Venue-Profil, Bilder, Öffnungszeiten, Tische, Schichten, Events, Preise sowie die Angaben zur Auszahlung über Stripe Connect.
• Protokolle: sicherheitsrelevante Aktionen (z. B. Einladungen, Freigaben, Passwortänderungen) mit Zeitpunkt, Konto und gekürzter IP-Adresse.

2.4 Anfragen von Betrieben und Partnern

Wer uns über das Partner- oder Kontaktformular anschreibt, übermittelt Name, E-Mail-Adresse, Betrieb und Anliegen. Wir nutzen diese Angaben ausschließlich zur Bearbeitung der Anfrage und senden eine Eingangsbestätigung.

2.5 Schutz vor Missbrauch

Anfrage- und Anmeldehäufigkeit werden je Konto, Nummer und IP-Adresse in kurzlebigen Zählern begrenzt. Formulare und die Gast-Anmeldung sind durch Cloudflare Turnstile gegen automatisierte Zugriffe geschützt.

3. Rechtsgrundlagen

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) für Reservierungen, Tickets, Konten, Einladungen und Zahlungen.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für Sicherheit, Missbrauchsschutz, Fehlerdiagnose und den technischen Betrieb.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) nur dort, wo wir sie ausdrücklich einholen; sie ist jederzeit widerrufbar.
• Gesetzliche Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) für steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung von Zahlungsbelegen.

4. Dienstleister und Drittlandübermittlung

Wir setzen die folgenden Dienstleister ein. Soweit sie in unserem Auftrag verarbeiten, bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; Übermittlungen in Länder außerhalb der EU stützen sich auf Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) bzw. Angemessenheitsbeschlüsse.

5. Cookies und lokale Speicherung

5.1 Technisch notwendig

Sitzungs-Cookies für die Anmeldung als Gast oder im Betreiber-Backend (HttpOnly, Secure, laufen mit der Sitzung ab), die Sprachwahl sowie das Cookie passxs_consent, das Ihre Entscheidung im Cookie-Hinweis 180 Tage speichert.

5.2 Nur mit Ihrer Zustimmung („Alle akzeptieren")

Wenn Sie im Cookie-Hinweis alle Cookies akzeptieren und über einen Empfehlungs-Link (/r/…) eines Betriebs oder Promoters zu uns kommen, setzen wir zwei Zuordnungs-Cookies: eine zufällige Besucher-Kennung (px_vid, 180 Tage) und die Kennung des Klicks (px_attr, 90 Tage). Damit kann der Betrieb nachvollziehen, dass eine spätere Reservierung über diesen Link zustande kam. Ohne Zustimmung werden diese Cookies nicht gesetzt; der Link funktioniert trotzdem. Analyse- oder Werbe-Cookies Dritter setzen wir nicht ein.

6. Speicherdauer

• Kontodaten: solange das Konto besteht; danach löschen wir sie, sobald keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht mehr entgegensteht. Eine Löschung können Sie jederzeit per E-Mail verlangen.
• Gast-Anmeldung: die Sitzung endet spätestens nach 90 Tagen oder mit der Abmeldung; Anmeldecodes werden nach wenigen Minuten ungültig.
• Buchungs- und Zahlungsbelege: zehn Jahre nach § 147 AO.
• Einladungslinks: sieben Tage, danach verfallen sie automatisch.
• Zähler gegen Missbrauch: werden täglich bereinigt; Server-Logs des Hosting-Dienstes nach dessen Standardfristen.

7. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf

• Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16) und Löschung (Art. 17),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21),
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

Schreiben Sie uns dafür an bu@apollobase.com. Wir antworten innerhalb eines Monats.

Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

8. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder Datenflüsse ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter dieser Adresse abrufbar; der Stand steht oben auf der Seite.